Apa itu Payroll dan Bagian yang Ada di Dalamnya

Saat bekerja di suatu perusahaan, pasti kita sering mendengar apa itu payroll. Secara umum, payroll artinya adalah sistem penggajian yang diterapkan dalam sebuah perusahaan.

Pengertian Payroll

Menurut Darwinbox, payroll adalah total semua kompensasi yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawannya dalam jangka waktu atau pada waktu yang sudah ditentukan.

Payroll juga dapat merujuk pada data karyawan dan jumlah kompensasi yang harus dibayar pada masing-masing karyawan tersebut. Payroll dapat berubah-ubah dari satu periode ke periode pembayaran yang lain. Hal ini dikarenakan adanya lembur, absen, dan faktor lainnya.

Dapat disimpulkan, dalam menjalankan payroll dalam sebuah perusahaan, Human Resources Department (HRD) harus mengolah data semua karyawan beserta komponen yang mempengaruhi gaji mereka untuk perhitungan gaji setiap bulan.

Adanya aplikasi payroll seperti CATAPA dapat mempermudah proses penggajian tersebut karena dapat dilakukan secara otomatis dengan akurasi dan keamanan yang terjaga.‍

Proses Payroll

Karena ada faktor-faktor yang mempengaruhi nominal gaji setiap karyawan, maka dalam payroll dibutuhkan perencanaan yang matang. Dikutip dari GreytHR, ada tiga tahapan dalam payroll, antara lain:

1. Pre-Payroll

Merupakan langkah awal dalam menentukan kebijakan penggajian di suatu perusahaan. Kebijakan ini biasanya berkaitan dengan cuti dan tunjangan, lembur, dan kehadiran.

Perusahaan-perusahaan di Indonesia juga harus memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam melaksanakan payroll, seperti kebijakan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan Perhitungan PPh 21. Kebijakan ini yang nantinya akan disetujui oleh manajemen, dan sekaligus menjadi standar proses payroll suatu perusahaan

Kemudian dilakukan pemeriksaan validitas data yang sudah dikumpulkan. Pengecekan ini dilakukan untuk memastikan payroll sudah akurat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

2. Payroll

Setelah data karyawan sudah divalidasi, maka data tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk proses perhitungan gaji bersih. Gaji bersih yang dihasilkan sudah menyesuaikan pajak dan pengurangan lainnya.

3. Post-Payroll

Gaji karyawan termasuk pengeluaran yang cukup besar bagi perusahaan. Maka dari itu, penting bagi HRD untuk bekerja sama dengan tim Finance untuk pencatatan transaksi keuangan dalam proses penggajian.

Setelah dilakukan pencatatan oleh tim Finance, dapat dilakukan pembayaran gaji ke rekening perusahaan. Pembayaran gaji ini diikuti dengan distribusi slip gaji ke masing-masing karyawan.

Menurut Peraturan Pemerintah No 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2, pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.

Selain sifatnya wajib, slip gaji juga memiliki peran penting lainnya. Slip gaji berfungsi sebagai bukti resmi bahwa perusahaan telah memberikan kewajibannya kepada karyawan. Selain itu, slip gaji juga dapat digunakan sebagai dokumentasi pembayaran bagi tim Finance.